بس
G
نموذج جمع معلومات — مشروع الهيكل التنظيمي
بس
×
G
نموذج جمع معلومات

مشروع إعداد الهيكل التنظيمي

السادة / شركة أحمد سعد بوسعد التجارية «بوسعد للبلاستيك» المحترمين

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
نرجو من سعادتكم تعبئة هذا النموذج بأكبر قدر من التفصيل والشفافية، فكلما كانت الإجابات أقرب إلى الواقع كانت نتيجة العمل أدق وأنفع لكم. جميع المعلومات الواردة في هذا النموذج تُستخدم لغرض هذه الدراسة فقط، وتبقى سرية بالكامل.
ولكم منّا جزيل الشكر والتقدير.

جرافيكا للتسويق الرقميgraphica-marketing.com
القسم الأول

معلومات عامة عن الشركة

١الاسم النظامي الكامل للشركة
٢الاسم التجاري المتداول
٣الشكل النظامي للشركة
٤سنة تأسيس الشركة
٥عدد الكيانات أو السجلات التجارية المسجّلة باسم الشركة
٦مجالات العمل التي تمارسها الشركة حالياً
٧أي المجالات هو الأكبر من حيث حجم المبيعات؟
٨ما المناطق والمدن التي تصل إليها منتجات الشركة؟
٩معلومات عن حجم العمل
١٠ما أكثر المواسم ازدحاماً في العمل خلال السنة؟
١١اكتب وصفاً مختصراً لنشاط الشركة كما هو اليوم
١٢بيانات من يعبّئ هذا النموذج
القسم الثاني

الشركاء والمدراء

١أضف بطاقة لكل شريك أو مدير أو مشرف أو موظف رئيسي في الشركة
القسم الثالث

الفروع والمواقع

١أضف بطاقة لكل فرع أو مستودع أو مكتب
٢هل تختلف طريقة العمل من فرع إلى آخر؟ وكيف؟
القسم الرابع

تنظيم العمل والمسؤوليات

١هل يوجد مخطط مكتوب يوضح من يشرف على من داخل الشركة؟
٢كم عدد مستويات الإشراف بين صاحب العمل وأصغر موظف؟
٣هل العمل مقسّم إلى أقسام لها أسماء ومسؤولون؟ إن كان كذلك اذكرها ومن يقودها
٤هل لكل موظف ورقة مكتوبة توضح مهامه ومسؤولياته؟
٥عند غياب موظف، من يقوم بمهامه؟ وكيف يتم الاتفاق على ذلك؟
٦هل توجد مهام يقوم بها أكثر من شخص في نفس الوقت؟ اذكرها
٧هل توجد مهام لا يقوم بها أحد بشكل ثابت وتُنسى أحياناً؟ اذكرها
٨هل توجد خلافات متكررة حول من المسؤول عن ماذا؟ اذكرها
القسم الخامس

التواصل داخل الشركة

١عندما يريد صاحب العمل إيصال تعليمات إلى موظف في أحد الفروع، كيف تصل إليه؟
٢هل يتواصل الشركاء مع موظفي الفروع مباشرة، أم عن طريق مدير الفرع؟
٣عندما تحدث مشكلة في أحد الفروع، إلى من تُرفع؟ وكم يستغرق حلها عادة؟
٤هل تُكتب تعليمات العمل أم تُقال شفهياً؟
٥ما الوسيلة الأكثر استخداماً في التواصل داخل العمل؟
٦كم عدد مجموعات الواتساب المستخدمة في العمل؟ واذكر أهمها ومن أعضاؤها
٧عندما يحتاج موظف شيئاً من فرع أو قسم آخر، ماذا يفعل؟
٨عند انتقال العمل من شخص إلى آخر — مثل انتقاله من المشتريات إلى المستودع، ومن المستودع إلى الفرع — أين يحدث التأخير عادة؟
٩هل يعرف موظفو الفروع بعضهم البعض ويتواصلون فيما بينهم؟
١٠إلى من يلجأ الموظفون عند وجود مشكلة، حتى لو لم يكن مسؤولهم المباشر؟
١١من يعرف تفاصيل العمل أكثر من غيره؟
١٢من تتم استشارته عادة قبل اتخاذ القرارات المهمة؟
١٣هل يوجد شخص يستطيع تأخير تنفيذ قرار أو تعطيله؟
١٤ما الاجتماعات الدورية الموجودة في الشركة؟ ومن يحضرها؟ وكم مرة تُعقد؟
١٥هل تُكتب قرارات الاجتماعات ويُتابع تنفيذها؟
القسم السادس

سير العمل اليومي

١حدّد لكل مهمة من يقوم بها اليوم، وهل خطواتها مكتوبة
المهمةمن يقوم بهاهل خطواتها مكتوبة؟
٢اشرح خطوات شراء بضاعة من لحظة الطلب حتى دخولها المستودع، ومن يقوم بكل خطوة
٣اشرح خطوات بيع بضاعة بالجملة لشركة أو مطعم من لحظة الطلب حتى استلام المبلغ
٤متى يتم جرد المخزون؟ ومن يقوم به؟ وماذا يحدث عند وجود نقص؟
٥ما البرامج والأنظمة المستخدمة في العمل؟
٦اذكر أسماء الأنظمة المستخدمة
٧هل يوجد نظام واحد يعرض كمية المخزون في جميع الفروع؟
٨متى تصل مبيعات اليوم السابق إلى الإدارة؟
القسم السابع

اتخاذ القرارات والصلاحيات

١حدّد لكل حالة من يتخذ القرار فيها اليوم، وهل يحتاج موافقة شخص آخر بعده
الحالةمن يتخذ القرارهل يحتاج موافقة أخرى؟
٢هل توجد مبالغ محددة يستطيع كل شخص الصرف في حدودها دون الرجوع لأحد؟ اذكرها
٣من يوقّع على الشيكات والتحويلات البنكية؟ وهل يوجد مبلغ يحتاج توقيع شخصين؟
٤عند اختلاف شخصين على قرار، من يحسم الأمر؟
٥ما القرار أو الإجراء الذي يتأخر أكثر من غيره؟ وكم يستغرق عادة؟
القسم الثامن

شؤون الموظفين

١أي من التالي موجود ومعمول به في الشركة؟
٢كيف يتم توظيف موظف جديد عادة؟
٣كيف تُحدَّد الرواتب والزيادات؟
٤هل يتغيّر الموظفون كثيراً؟
٥ما أكثر المشاكل تكراراً مع الموظفين؟
٦كيف يتم تدريب الموظف الجديد على عمله؟
٧هل توجد فروقات في المعاملة أو الصلاحيات بين الأقارب وغيرهم من الموظفين؟
القسم التاسع

التراخيص والالتزامات النظامية

١أي من التراخيص والتسجيلات التالية سارية اليوم؟
٢من يتابع تجديد التراخيص والالتزامات؟
٣كيف يتم تذكّر مواعيد التجديد؟
٤هل الفواتير الإلكترونية مطبّقة ومربوطة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
٥هل تحمل المنتجات المستوردة شهادات المطابقة المطلوبة (سابر)؟
٦أي من العقود التالية مكتوبة وموقّعة؟
٧هل توجد قضايا أو مطالبات قائمة أو متوقعة؟
٨من يراجع الجهات الحكومية باسم الشركة؟ وهل تفويضه مكتوب؟
القسم العاشر

حفظ المستندات والمعلومات

١أين تُحفظ أوراق الشركة الرسمية؟
٢أي من التالي محفوظ ويمكن الرجوع إليه بسهولة؟
٣هل توجد نسخة احتياطية لملفات وبيانات الشركة؟
٤من لديه صلاحية الدخول على حسابات الشركة؟ (الحساب البنكي، المتجر الإلكتروني، حسابات التواصل الاجتماعي، البوابات الحكومية)
٥هل لكل شخص حساب دخول مستقل، أم الحسابات مشتركة؟
٦هل توجد معلومات أو مهام لا يعرفها إلا شخص واحد في الشركة؟ اذكرها
٧عندما يترك موظف العمل، كيف يُسلّم مهامه ومعلوماته؟
٨هل توجد خطوات مكتوبة يرجع إليها الموظفون في أي عملية من عمليات العمل؟
القسم الحادي عشر

الشراكة وإدارة العمل

١كم عدد الشركاء؟ وما صلة القرابة بينهم؟
٢هل يوجد عقد أو اتفاق مكتوب ينظّم العلاقة بين الشركاء؟
٣هل يجتمع الشركاء بشكل دوري؟ وهل تُكتب قراراتهم؟
٤عند اختلاف الشركاء على أمر ما، كيف يُحسم؟
٥هل حسابات الشركة منفصلة عن الحسابات الشخصية للشركاء؟
٦هل رواتب الشركاء وأفراد العائلة العاملين محددة ومكتوبة؟
٧هل توجد قاعدة متبعة عند توظيف الأقارب؟
٨لو غاب الشخص الأكثر مسؤولية عن العمل شهراً كاملاً، ما الذي سيتوقف؟
٩هل يوجد شخص قادر على إدارة الشركة عند الحاجة؟
القسم الثاني عشر

التطلعات والصعوبات

١أين تريدون الشركة بعد ثلاث سنوات؟
٢ما أكثر ثلاث صعوبات تواجه العمل حالياً؟
٣أين تتكرر الأخطاء أكثر من غيرها؟
٤لو أضفتم موظفاً واحداً غداً، ما الوظيفة التي ستوظّفون فيها؟
٥ما الذي منعكم حتى الآن من وضع هيكل تنظيمي واضح؟
٦ما الذي تتمنّون تغييره في طريقة العمل الحالية؟
٧أي معلومة أو ملاحظة ترون أهميتها ولم يسأل عنها هذا النموذج
شكراً لتعاونكم.
بعد استلام النموذج سنقوم بمراجعته والتواصل معكم لتوضيح أي نقطة تحتاج إلى تفصيل إضافي.
لحفظ إجاباتكم ومتابعة التعبئة لاحقاً، استخدموا زر «حفظ الملف» ثم «استيراد» عند العودة.

تم استلام إجاباتكم بنجاح

شكراً لتعاونكم. سنراجع النموذج ونتواصل معكم لتوضيح أي نقطة تحتاج إلى تفصيل إضافي.